Algemene Voorwaarden:
Artikel 1 – Organisatie en Toepasselijkheid
1.1 De Tillegem Trail wordt georganiseerd door Vandekerckhove P&H BV (BE 0865 754 494), hierna genoemd “de organisatie”.
1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke inschrijving en deelname aan de Tillegem Trail.
1.3 Door inschrijving verklaart de deelnemer zich volledig en onvoorwaardelijk akkoord met deze algemene voorwaarden.
1.4 De organisatie behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden op elk moment te wijzigen. De meest recente versie is steeds van toepassing en wordt gepubliceerd via de officiële website.
Artikel 2 – Deelname op Eigen Risico en Aansprakelijkheid
2.1 Deelname aan de Tillegem Trail gebeurt volledig op eigen risico.
2.2 De deelnemer verklaart:
- fysiek en mentaal geschikt te zijn
- voldoende voorbereid te zijn
- geen medische contra-indicaties te hebben
- kan op vraag van de organisatie een medische attest voorleggen van fysiek en mentaal geschikt te zijn
2.3 De organisatie is niet aansprakelijk, noch contractueel noch buitencontractueel, voor:
- ongevallen of blessures
- lichamelijke of psychische schade
- overlijden
- verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen
- schade veroorzaakt door derden
2.4 Deze uitsluiting geldt voor de organisatie, haar:
- bestuurders
- medewerkers
- vrijwilligers
- sponsors
2.5 De deelnemer vrijwaart de organisatie volledig tegen alle mogelijke aanspraken van derden voortvloeiend uit zijn/haar deelname.
2.6 De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gebreken in het parcours, natuuromstandigheden of onverwachte hindernissen eigen aan een trailomgeving.
2.7 De organisatie behoudt zich het recht voor deelnemers te weigeren of uit te sluiten indien dit noodzakelijk wordt geacht voor veiligheid of gezondheid.
2.8 Minimumleeftijden:
- 2 km: geen minimumleeftijd (onder begeleiding)
- 6 km: minimum 10 jaar enkel bij voldoende ervaring, motivatie en onder begeleiding.
- 12km: vanaf 13 jaar enkel bij voldoende ervaring, motivatie en onder begeleiding.
- 18 km en 26 km: minimum 15 jaar enkel bij voldoende ervaring, motivatie en onder begeleiding.
- 32km vanaf 18 jaar. bij voldoende ervaring.
Artikel 3 – Inschrijving, Betaling en Niet-terugbetaling
3.1 Inschrijving is pas definitief na volledige betaling.
3.2 Het inschrijfgeld is niet terugbetaalbaar onder geen enkele omstandigheid, inclusief maar niet beperkt tot:
- blessure
- ziekte
- persoonlijke verhindering
- weersomstandigheden
3.3 Deelnamebewijzen zijn persoonlijk en niet overdraagbaar zonder expliciete toestemming van de organisatie.
3.4 De organisatie kan op elk moment inschrijvingen afsluiten of beperken.
Artikel 4 – Overmacht, Annulering en Uitstel
4.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis buiten de wil van de organisatie, waaronder maar niet beperkt tot:
- extreme weersomstandigheden
- natuurrampen
- pandemieën
- overheidsmaatregelen
- veiligheidsrisico’s
- terreurdreiging
4.2 In geval van:
- annulering
- uitstel
- wijziging van datum of parcours
heeft de organisatie het recht om het evenement aan te passen zonder enige vorm van schadevergoeding.
4.3 Bij annulering of uitstel wordt het inschrijfgeld:
- niet terugbetaald
- automatisch overgedragen naar een volgende editie van de Tillegem Trail
4.4 Indien deelname aan de nieuwe datum niet mogelijk is, blijft het inschrijfgeld verschuldigd en vervalt het recht op deelname zonder compensatie.
4.5 De organisatie is niet verplicht een alternatief evenement of compensatie te voorzien.
Artikel 5 – Veiligheid, Gedrag en Milieu
5.1 Deelnemers moeten te allen tijde:
- instructies van de organisatie volgen
- aanwijzingen van hulpdiensten respecteren
5.2 De deelnemer neemt deel met respect voor:
- natuur, eigen afval wordt mee genomen.
- andere deelnemers
- vrijwilligers
5.3 Het achterlaten van afval is strikt verboden.
5.4 Het gebruik van hulpmiddelen of vervoersmiddelen is enkel toegestaan na expliciete toestemming.
5.5 De organisatie kan deelnemers onmiddellijk diskwalificeren zonder terugbetaling bij:
- wangedrag
- gevaarlijk gedrag
- fraude
- achterlaten van afval
- overtreding van deze voorwaarden
Artikel 6 – Tijdregistratie en Resultaten
6.1 Tijdregistratie wordt gebruikt, is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor correct gebruik.
6.2 De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:
- technische fouten
- ontbrekende of foutieve resultaten
6.3 Resultaten zijn louter informatief en niet juridisch bindend.
Artikel 7 – Beeldmateriaal en Privacy (GDPR)
7.1 De deelnemer verleent toestemming aan de organisatie om:
- foto’s
- video’s
- ander beeldmateriaal
te gebruiken voor promotionele en commerciële doeleinden, zonder recht op vergoeding.
7.2 Persoonsgegevens worden verwerkt conform de GDPR-wetgeving en uitsluitend voor:
- organisatie van het evenement
- communicatie
- promotie
7.3 Deelnemers kunnen hun gegevens laten aanpassen of verwijderen via:
Hun inschrijving of nadien via info@tillegemtrail.be
Artikel 8 – Aansprakelijkheidsbeperking en Verzekering
8.1 De organisatie sluit, indien van toepassing, een verzekering af. Dit betekent geen automatische dekking voor elke deelnemer.
8.2 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor:
- persoonlijke verzekering
- burgerlijke aansprakelijkheid
- ongevallenverzekering
Artikel 9 – Geschillen en Toepasselijk Recht
9.1 Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
9.2 In geval van geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van de organisatie bevoegd.
9.3 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
Artikel 10 – Jeugddeelname en Aanbevolen Afstanden (Niet-bindend Advies)
10.1 De organisatie hecht belang aan een veilige en verantwoorde sportbeleving voor kinderen en jongeren. Onderstaande richtlijnen gelden uitsluitend als algemeen advies en zijn niet bindend.
10.2 De ouder(s), voogd(en) of begeleider(s) blijven te allen tijde volledig verantwoordelijk voor:
- de keuze van de afstand
- de fysieke paraatheid van het kind
- de deelname aan het evenement
10.3 De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor blessures, overbelasting of andere schade voortvloeiend uit het niet naleven of verkeerd interpreteren van deze adviezen.
Aanbevolen richtlijnen per leeftijd
- Tot ±8 jaar: Focus op speelse beweging (lopen, spelvormen zoals tikkertje). Geen nadruk op afstand of prestatie.
- 9–11 jaar: Afstanden tot ongeveer 3 km zijn doorgaans verantwoord, mits rustige opbouw en afwisseling met wandelen.
- Vanaf ±12 jaar: Opbouw vanaf 5 km is meestal veilig. Langere afstanden enkel bij voldoende ervaring, motivatie en begeleiding.
- 15–18 jaar: Langere afstanden (tot en boven 20 km) zijn mogelijk, mits:
- voldoende fysieke maturiteit
- geleidelijke trainingsopbouw
- aandacht voor voeding en blessurepreventie
Praktische aanbevelingen voor ouders en begeleiders
- Leg de nadruk op:
- plezier
- variatie
- techniek (houding, voetlanding, pasfrequentie)
- Bouw trainingsbelasting geleidelijk op (richtlijn: maximaal ±10% per week).
- Stop deelname of training bij:
- pijn aan gewrichten of pezen
- aanhoudende vermoeidheid
- signalen van overbelasting
10.4 Deelname van minderjarigen gebeurt uitsluitend onder verantwoordelijkheid van een ouder of wettelijke voogd, die verklaart dat het kind geschikt is om deel te nemen.Slotbepaling
Door deelname aan de Tillegem Trail bevestigt de deelnemer:
- kennis te hebben genomen van deze voorwaarden
- deze integraal te aanvaarden
- afstand te doen van mogelijke aansprakelijkheidsvorderingen